Статья подготовлена специалистами Edeal inc. Если хотите получить спецпредложение на бухгалтерские услуги и другие статьи - заполните анкету

Доступные статьи:

• Можно ли не платить налоги в США, если живешь другой стране?
• Как подготовиться к налоговому сезону / подаче налоговых деклараций?
• Налоговая стратегия для тех, кто работает водителем в США

Бухгалтерский учет 101: Понимание важности и лучших практик

Бухгалтерский учет неотъемлем для успеха вашей организации. Если вы не знаете, куда уходят ваши деньги, как вы можете сокращать расходы или находить правильные стратегии роста? Тем не менее, недавнее исследование показало, что только 60% владельцев бизнеса чувствуют уверенность в вопросах бухгалтерского учета. Если вы входите в это число, не волнуйтесь. В этом руководстве мы объясним, почему бухгалтерский учет важен, рассмотрим общие ошибки и как их избежать, а также выделим лучшие практики бухгалтерского учета. Прежде чем мы перейдем к деталям бухгалтерского учета, важно различать бухгалтерский учет и учет. Хотя эти роли пересекаются, есть некоторые ключевые различия. Бухгалтерский учет сосредоточен на управлении транзакциями, в то время как учет анализирует широкую картину, например, соблюдение налоговых норм. Отчеты, которые производят бухгалтеры, будут использоваться бухгалтерами-аналитиками, что делает важным установление сильного тонуса на вершине. Давайте погрузимся. Почему бухгалтерский учет важен? Организованные финансовые записи создают основу для точности, соблюдения и понимания производительности. Вот еще несколько причин, почему бухгалтерский учет должен быть приоритетом в вашей компании. Банки просят об этом Большинство бизнесов используют долговое финансирование для общих операций, инициатив по расширению и покупки оборудования. Одной из первых запрашиваемых информаций кредиторами будут ваши финансовые отчеты. Это включает в себя балансовый отчет, отчет о доходах и отчет о движении денежных средств. Если вы отстаете на несколько месяцев с бухгалтерским учетом, вы рискуете отправить неточные финансовые отчеты. Это не только может привести вас к юридическим проблемам, но и может привести к снижению суммы кредита. Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Например, допустим, что вы не вели бухгалтерский учет в течение шести месяцев и полагались только на скачанные транзакции в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Доход может быть неправильно отражен, транзакции могут быть удвоены, а учет запасов может быть неточным. В целом, отчеты, которые вы отправляете своему кредитору, не будут точно отражать ваше финансовое состояние. Не говоря уже о том, что попытки наверстать упущенное по бухгалтерским записям могут занять недели, задерживая финансирование, на которое вы, возможно, рассчитываете, чтобы держать двери открытыми.

Покупатели просят об этом С бесчисленным количеством американцев, вырывающихся из 9-до-5 работы и стремящихся стать своими собственными боссами, сейчас может быть подходящее время для продажи вашего бизнеса. Вы не хотите, чтобы препятствием на вашем пути стал устаревший бухгалтерский учет. В среднем, продажа бизнеса может занять от шести до десяти месяцев при плавном общении и запросах документов. Приведение в порядок ваших бухгалтерских записей может занять месяцы, дополнительно задерживая продажу. Более того, финансовые отчеты, сгенерированные вашей внутренней бухгалтерской командой, будут одним из основных факторов успешной продажи бизнеса. Покупатели ищут компании с растущими продажами, сильным контролем дебиторской задолженности и стабильным денежным потоком. Даже если вы знаете, что ваш бизнес соответствует этим критериям, вам все равно нужно доказать это покупателям через ваши финансовые отчеты, такие как текущие графики возраста дебиторской задолженности, отчеты о доходах, балансовые отчеты и банковские выписки. Планирование налогов зависит от этого По мере роста вашего бизнеса вы можете заметить увеличение налоговых обязательств. Владельцы малого бизнеса могут платить почти 40% в виде налогов, в зависимости от структуры вашего бизнеса. Как вам идея отдавать $40 из каждых заработанных $100 дяде Сэму? Хорошая новость в том, что существуют стратегии, которые вы можете применить для снижения налоговой нагрузки каждый год. Однако эти стратегии зависят от точного представления вашей финансовой системы. Например, если у вас есть избыточный доход, возможно, вы решите купить ту новую машину, которая вам нужна, или решите отложить избыточный доход до нового года. Самое эффективное время для налогового планирования - до конца года, поэтому бухгалтерский учет так важен на протяжении всего года. Вы не хотите упустить возможность сэкономить на налогах из-за того, что пренебрегали бухгалтерским учетом в течение последних девяти месяцев.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Крупные контракты требуют этого Государственные подрядчики поддерживают более высокие стандарты, требуя полного соответствия федеральным регламентам по выставлению счетов и сбору платежей. Несоблюдение этих стандартов может помешать вам получить контракты в будущем, тем самым препятствуя успеху вашей организации. Даже если вы не заключаете контракты с государственными агентствами, многие клиенты потребуют доказательств финансовой стабильности перед подписанием крупного контракта. Почему это так? Правительство и клиенты с крупными контрактами хотят быть уверены, что у вас есть ресурсы для эффективного выполнения работы. Если вы заявляете о миллионах долларов в машинах, но ваш баланс показывает только $500,000, это серьезная проблема. Лучше всего быть готовым предоставить финансовую информацию до того, как вы подадите заявку на крупный контракт. Денежный поток зависит от этого Денежный поток является одной из основных причин неудач малого бизнеса. Без регулярного бухгалтерского учета вы не имеете представления о том, какие средства поступают и уходят из вашей компании. Это может привести к задержкам в сборе дебиторской задолженности и пропуску платежей поставщикам, что вредит финансовому здоровью вашего бизнеса. Более того, пренебрежение бухгалтерским учетом может быть губительным для долговечности вашего бизнеса. Может быть, на вашем расчетном счете показано $100,000 наличных, и вы решаете купить новую машину за $20,000. Что произойдет, если вы забудете внести в систему $40,000 непогашенных чеков и ваш истинный баланс составляет только $60,000? Все равно бы вы купили эту машину? Распространенные ошибки бухгалтерского учета и как их избежать Теперь, когда мы рассмотрели важность бухгалтерского учета, давайте рассмотрим некоторые распространенные ошибки бухгалтерского учета и как их избежать. Пренебрежение учетом до конца года К настоящему времени вы должны понимать важность поддержания вашего бухгалтерского учета в актуальном состоянии. К сожалению, когда дела идут напряженно, бухгалтерский учет часто оказывается первым делом, на которое уменьшается внимание. Оставление ваших книг без внимания до конца года может иметь серьезные последствия. Во-первых, это открывает двери для большего количества ошибок. Гораздо легче вспомнить транзакцию, произошедшую в прошлом месяце, по сравнению с транзакцией шестью месяцами назад. Кроме того, вы рискуете упустить транзакции, что приведет к увеличению налоговых обязательств. Чтобы избежать этой распространенной ошибки, выделите время каждый месяц для сверки ваших счетов. Запишите это в календаре или установите напоминание. Несколько часов каждый месяц могут существенно повлиять на точность ваших книг.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Неправильная классификация доходов и расходов Классификация ваших доходов и расходов имеет значение. Например, расходы на питание можно учесть в налоговом учете лишь на 50%, в то время как расходы на развлечения не учитываются вовсе. Если вы неправильно классифицируете эти статьи расходов, вы увеличиваете свой облагаемый доход. Кроме того, доход от процентов облагается налогом не так, как обычный доход от продаж. Вы должны быть уверены, что правильно классифицируете транзакции для создания точных налоговых деклараций и финансовых отчетов. Когда дело касается ваших транзакций, скачанных из банка, уделите время для проверки их правильности. Часто программное обеспечение неправильно классифицирует транзакции. Кроме того, будьте внимательны при проведении банковских сверок. Не бойтесь потратить дополнительное время, чтобы обеспечить точность вашей классификации. Неправильная классификация сотрудников и подрядчиков Сотрудники и независимые подрядчики рассматриваются по-разному в глазах IRS. Неправильная классификация работника как подрядчика может повлечь за собой дополнительные налоги с серьезными штрафами и пенями. Прежде чем платить новому работнику, изучите Общие правила, определенные IRS. Это тест из трех частей, который поможет вам определить тип работника. Далее убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение отражает правильную информацию. В большинстве случаев вам нужно будет отметить, что работник является независимым подрядчиком. Это отразит выплаченную подрядчику сумму в отчете 1099 в конце года. Избегание налога с продаж Налог с продаж стал более сложным после дела Южная Дакота против Wayfair. Даже если вы не занимаетесь электронной коммерцией, продажа через границы штатов может потребовать от вас подачи и уплаты налога с продаж в нескольких штатах. При выставлении счета клиенту убедитесь, что у вас указан правильный адрес доставки. Это гарантирует, что продажи будут отражены в правильном штате. Чтобы избежать упущения налога с продаж, ежемесячно проверяйте ваши продажи в каждом штате. Большинство бухгалтерских программ предлагают отчет, который вы можете использовать. Забывать просматривать финансовые отчеты Финансовые отчеты служат вашей двойной проверкой. Слишком часто владельцы бизнеса пренебрегают просмотром этих отчетов до конца года. После завершения банковских сверок каждый месяц вы должны просматривать основные финансовые отчеты, включая график возраста дебиторской задолженности, график возраста кредиторской задолженности, отчет о доходах и балансовый отчет. Включение их в ваши стандартные ежемесячные процессы улучшит ваш контроль и прозрачность финансового состояния вашей компании.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Отказ от бухгалтерского программного обеспечения Как вы уже заметили, мы много говорили о бухгалтерском программном обеспечении. Бухгалтерское программное обеспечение исключает необходимость рутинного ввода данных, позволяя вам внедрить эффективность в ваш бухгалтерский учет. Это не только экономичный подход, но и снижает ваш риск человеческой ошибки. Если вы еще не используете бухгалтерское программное обеспечение, уделите время поиску подходящей программы и переходу на нее. Лучшие практики бухгалтерского учета Взятие на себя бухгалтерского учета в вашей компании может показаться подавляющим, поэтому мы составили список лучших практик бухгалтерского учета, которым вы можете следовать. Имейте в виду, что процессы, которые лучше всего подходят для вашей компании, зависят от вашей отрасли, типов транзакций и стратегических целей. Тем не менее, вот отправная точка. Пересматривайте Транзакции В течение месяца пересматривайте ваши транзакции. Уровень транзакций вашего бизнеса определит, как часто вы должны классифицировать доходы и расходы. Например, если у вашего бизнеса всего 50 транзакций в месяц, вам может потребоваться классифицировать транзакции только раз в неделю или раз в месяц. Однако, если у вашего бизнеса тысячи транзакций каждый месяц, ежедневная классификация может быть необходима. Ежемесячное Сверение Счетов Каждый месяц, когда ваш банк и кредитные организации присылают вам выписки, зайдите в ваше бухгалтерское программное обеспечение и завершите процесс сверки. Сверка ваших счетов соотносит то, что фактически прошло через банк с транзакциями, которые в данный момент находятся в вашем кассовом журнале. Проанализируйте любые расхождения. Не редкость, когда банки делают ошибки, например, перепутывают номера чеков или начисляют неизвестные комиссии. Отслеживайте Графики Возраста Дебиторской и Кредиторской Задолженности Еще одна лучшая практика бухгалтерского учета — отслеживать графики возраста дебиторской и кредиторской задолженности. Эти документы контролируют, сколько должны вам клиенты и сколько ваш бизнес должен третьим сторонам, таким как поставщики. Отслеживание этих отчетов важно для управления денежным потоком. Например, вы можете обнаружить, что у клиента есть задолженность за три месяца. Зная эту информацию, вы можете уточнить, когда можно ожидать платеж. Регулярно Планируйте Налоги Планирование налогов важно для минимизации вашей налоговой нагрузки. Регулярно, например, ежеквартально, уделяйте время прогнозированию вашего дохода до конца года. Это особенно важно, если вам необходимо делать ежеквартальные предварительные налоговые Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai платежи. Если вы не уверены, какие стратегии налогового планирования лучше всего подходят для вашего бизнеса, обратитесь к квалифицированному бухгалтеру. Оптимизируйте Вашу Структуру Счетов Ваша структура счетов определяет, как будут категоризироваться ваши транзакции. Оптимизация вашей структуры счетов может привести к большей ясности в вашем финансовом отчете и помочь вам эффективно планировать рост. Например, допустим, у вас есть офис и склад. Если у вас только один счет за аренду, может быть сложно разделить себестоимость проданных товаров от общих и административных расходов. Создавая отдельный счет за аренду офиса и склада, вы создаете большую ясность в разбивке арендной платы. Установите Внутренние Руководящие Принципы Внутренние контроли для минимизации риска мошенничества и оптимизации ваших бухгалтерских процессов необходимы. Уделите время для разработки плана того, как должен быть выполнен бухгалтерский учет каждый месяц, включая роли каждого члена команды. Возможно, вы решите, что один человек будет заниматься кредиторской задолженностью, а другой — сверкой ваших банковских счетов. Однако, если вы находитесь в фазе роста и у вас недостаточно сотрудников для разделения ролей, рассмотрите возможность аутсорсинга вашего бухгалтерского учета. Начало Работы Готовы заняться бухгалтерским учетом в вашем бизнесе? Начать может быть сложно, поэтому наша команда в Edeal inc здесь, чтобы помочь. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы запланировать вашу бесплатную консультацию.

Оригинал, подготовленный CPA (Certified Public Accountant) компании Edeal inc. Официальный сайт сервиса Edeal: https://edeal.ai (Бухгалтерские, юридические услуги для бизнеса в США) Bookkeeping 101: Understanding the Importance and Best Practices Bookkeeping is indispensable to the success of your organization. If you have no idea where your money is being spent, how can you cut costs or pinpoint the right growth strategies? Yet, a recent study found that only 60% of business owners feel confident when it comes to bookkeeping. If you are a part of that statistic, don’t worry. In this guide, we’ll explain why bookkeeping is important, cover common mistakes and how to avoid them, and highlight bookkeeping best practices. Before we get into the details of bookkeeping, it’s important to differentiate bookkeeping from accounting. Although these roles overlap, there are some key differences. Bookkeeping is focused on transaction management, while accounting analyzes the big picture, such as tax compliance. The reports bookkeepers produce will be used by accountants, making it important to set a strong tone at the top. Let’s dive in. Why is Bookkeeping Important? Organized financial records set the foundation for accuracy, compliance, and insights into performance. Here are a few more reasons why bookkeeping should be a priority in your company. Banks Ask for It Most businesses leverage debt financing for general operations, expansion initiatives, and equipment purchases. One of the first pieces of information lenders will request is your financial statements. This includes a balance sheet, an income statement, and a statement of cash flows. If you are months behind on your bookkeeping, you risk sending inaccurate financial statements. Not only can this land you in legal trouble, but it might also lead to a lower loan amount. For example, let’s say that you haven’t completed any bookkeeping for six months and have been solely relying on downloaded transactions in your accounting software. Income could be misreported, transactions could be doubled up, and inventory counts could be off. Overall, the statements you send your lender won’t be a true depiction of your financial health. Not to mention that trying to catch up on your accounting records can take weeks, delaying financing that you might be relying on to keep the doors open. Buyers Ask for It With countless Americans breaking out of the 9-5 role, looking to be their own boss, now might be the right time to sell your business. You don’t want the roadblock of outdated bookkeeping getting in your way. On average, it can take anywhere from six to ten months to sell a business with fluid communication and document requests. Cleaning up your bookkeeping records can take months, further delaying the sale. Prepared at EDEAL: https://edeal.ai

Moreover, financial statements generated by your internal bookkeeping team will be one of the primary drivers of a successful business sale. Buyers are looking for companies with growing sales, strong accounts receivable controls, and steady cash flow. Even if you know your business meets this criteria, you still need to prove it to buyers through your financial statements like current accounts receivable aging schedules, income statements, balance sheets, and bank statements. Tax Planning Relies on It As your business begins to grow, you might notice your tax liability increasing. Small business owners can pay almost 40% in taxes, depending on your business structure. How would you like to turn over $40 for every $100 you make to Uncle Sam? The good news is that there are strategies you can implement to lower your tax burden each year. However, these strategies rely on having an accurate picture of your financial system. For example, if you have excess income, maybe you purchase that new piece of machinery you’ve been needing or you decide to defer excess income until the new year. The most effective time to tax plan is before year-end, which is why bookkeeping is so important throughout the year. You don’t want to miss the opportunity to save on taxes because you neglected bookkeeping for the past nine months. Major Contracts Request It Government contractors are held to higher standards, requiring full compliance with Federal regulations on invoicing and bill collection. Failure to follow these standards can preclude you from securing contracts in the future, hindering the success of your organization. Even if you don’t contract with government agencies, many customers will require proof of financial stability before signing a large contract. Why is this the case? The government and customers with large contracts want to be sure you have the resources to effectively complete the job. If you boast millions of dollars in machinery, but your balance sheet only says $500,000, this is a serious issue. It’s best to be prepared to furnish financial information before you submit a bid for a large contract. Cash Flow Depends on It Cash flow is one of the top downfalls of small businesses. Without regular bookkeeping, you have no idea of what funds are flowing in and out of your company. This can lead to delayed collections of receivables and missing vendor payments, both of which harm the financial health of your business. Moreover, neglecting bookkeeping can be detrimental to the longevity of your business. Maybe your checking account is showing $100,000 of cash on hand, so you decide to purchase a new piece of equipment for $20,000. What happens if you forget to enter $40,000 worth of outstanding checks and your true balance is only $60,000? Would you still have purchased that piece of equipment?

Prepared at EDEAL: https://edeal.ai

Common Bookkeeping Mistakes and How to Avoid Them Now that we’ve covered the importance of bookkeeping, let’s go through some common bookkeeping mistakes and how you can avoid them. Neglecting the Books Until Year-End By now, you should understand the importance of staying on top of your bookkeeping. Unfortunately, when times get busy, bookkeeping tends to be the first thing lowered on the totem pole. Leaving your books untouched until year-end can have some serious consequences. For one, you open the door to more errors. It’s much easier to remember a transaction that happened last month compared to six months ago. Additionally, you risk missing transactions, resulting in a higher tax liability. To avoid this common mistake, dedicate time each month to reconciling your accounts. Pencil it in the calendar or set a reminder. Just a few hours each month can make a significant difference in the accuracy of your books. Improperly Categorizing Income and Expenses The categorization of your income and expenses does matter. For example, meals are only 50% deductible, while entertainment is a non-deductible expense. If you misclassify items to these accounts, you are increasing your taxable income. In addition, interest income is not taxed the same as regular sales income. You need to be sure you are properly categorizing transactions to generate accurate tax returns and financial statements. When it comes to your bank downloaded transactions, take the time to review the validity. It’s common for software to misclassify transactions. In addition, pay close attention when you are completing bank reconciliations. Don’t be afraid to spend extra time ensuring the accuracy of your categorizations. Misclassifying Employees and Contractors Employees and independent contractors are treated differently in the eyes of the IRS. Misclassifying an employee as a contractor could subject you to back taxes with harsh fines and penalties. Before you pay a new worker, go through The Common Law Rules outlined by the IRS. This is a three-part test that helps you determine which type of worker you have.
Next, be sure your accounting software reflects the proper information. In most cases, you need to check a box indicating the worker is an independent contractor. This will populate the amount paid to the contractor on the 1099 report at year-end.

Prepared at EDEAL: https://edeal.ai

Avoiding Sales Tax Sales tax is more complex following the South Dakota vs Wayfair case. Even if you aren’t an e-commerce seller, selling across state lines might require you to file and pay sales tax in multiple states. When setting up an invoice for a customer, be sure you have the right shipping address. This ensures that sales are reported in the correct state. To avoid missing sales tax, check on your sales to each state on a monthly basis. Most accounting software programs have a report you can utilize. Forgetting to View Financial Reports Financial reports serve as your double check. Too often, business owners make the mistake of neglecting the review of these reports until year-end. Once your bank reconciliations are completed each month, you should review the basic financial reports, including the accounts receivable aging schedule, the accounts payable aging schedule, the income statement, and the balance sheet. Adding these to your standard monthly processes improves your oversight and transparency into the financial health of your company. Foregoing Accounting Software As you’ve noticed, we’ve talked a lot about accounting software. Accounting software eliminates the need for mundane data entry, allowing you to infuse efficiency into your bookkeeping. Not only is this a cost-effective approach, but it also reduces your risk of human error. If you aren’t already using accounting software, take the time to find the right program and make the transition. Bookkeeping Best Practices Taking on the bookkeeping in your company can feel overwhelming, which is why we’ve compiled a list of bookkeeping best practices for you to follow. Keep in mind that the processes that work best for your company depend on your industry, types of transactions, and strategic goals. Nevertheless, here’s a starting point. Review Transactions Throughout the month, review your transactions. The level of transactions your business has will dictate how often you should be categorizing income and expenses. For example, if your business only has 50 transactions a month, you might only need to categorize transactions once a week or monthly. However, if your business has thousands of transactions each month, daily categorization might be needed. Reconcile Accounts Monthly Each month, when your bank and credit card providers send you statements, go into your accounting software and complete the reconciliation process. Reconciling your accounts matches what actually cleared the bank with the transactions currently in your cash ledger. Follow up on any discrepancies. It’s not uncommon for banks to make mistakes, such as transposing check numbers or assessing unknown fees.

Prepared at EDEAL: https://edeal.ai

Track AP and AR Aging Schedules Another bookkeeping best practice is to track your accounts receivable and accounts payable aging schedules. These documents monitor how much customers owe you and how much your business owes to third parties, like suppliers. Tracking these reports is important for managing cash flow. For example, you might find that a customer has a three-month-old balance. Knowing this information allows you to follow up on when you can expect the payment. Tax Plan on a Regular Basis Tax planning is important to minimize your liability. On a regular basis, such as quarterly, make it a priority to project your income through the end of the year. This is especially important if you are required to make quarterly estimated payments. If you are unsure of which tax planning strategies work best for your business, reach out to a qualified accountant. Optimize Your Chart of Accounts Your chart of accounts dictates how your transactions will be categorized. Optimizing your chart of accounts can lead to more clarity in your financial reporting and help you effectively plan for growth. For instance, let’s say you have an office and a warehouse location. If you only have one rent account, it can be difficult to separate cost of goods sold from general and administrative expenses. By creating an office rent and a warehouse rent account, you are generating more clarity in the breakdown of rent. Establish Internal Guidelines Internal controls are essential when trying to minimize the risk of fraud and streamline your bookkeeping processes. Take the time to develop an outline for how bookkeeping should be completed each month, including the roles of each team member. Maybe you decide that one person will handle accounts payable and another individual will reconcile your bank accounts. However, if you are in the growth phase and don’t have enough employees to separate roles, consider outsourcing your accounting. Getting Started Are you ready to tackle the bookkeeping in your business? Getting started can be difficult, which is why our team at BUSINESS is here to help. Reach out today to schedule your free consultation.

Sources https://goremotely.net/blog/accounting-statistics/