Первые шаги при создании бизнеса в США / О чем нужно знать

Статья подготовлена специалистами Edeal inc

Бухгалтерский учет 101: Понимание важности и лучших практик

Бухгалтерский учет неотъемлем для успеха вашей организации. Если вы не знаете, куда уходят ваши деньги, как вы можете сокращать расходы или находить правильные стратегии роста? Тем не менее, недавнее исследование показало, что только 60% владельцев бизнеса чувствуют уверенность в вопросах бухгалтерского учета.

Если вы входите в это число, не волнуйтесь. В этом руководстве мы объясним, почему бухгалтерский учет важен, рассмотрим общие ошибки и как их избежать, а также выделим лучшие практики бухгалтерского учета.

Прежде чем мы перейдем к деталям бухгалтерского учета, важно различать бухгалтерский учет и учет. Хотя эти роли пересекаются, есть некоторые ключевые различия. Бухгалтерский учет сосредоточен на управлении транзакциями, в то время как учет анализирует широкую картину, например, соблюдение налоговых норм. Отчеты, которые производят бухгалтеры, будут использоваться бухгалтерами-аналитиками, что делает важным установление сильного тонуса на вершине. Давайте погрузимся.

Почему бухгалтерский учет важен? Организованные финансовые записи создают основу для точности, соблюдения и понимания производительности. Вот еще несколько причин, почему бухгалтерский учет должен быть приоритетом в вашей компании.

Банки просят об этом Большинство бизнесов используют долговое финансирование для общих операций, инициатив по расширению и покупки оборудования. Одной из первых запрашиваемых информаций кредиторами будут ваши финансовые отчеты. Это включает в себя балансовый отчет, отчет о доходах и отчет о движении денежных средств. Если вы отстаете на несколько месяцев с бухгалтерским учетом, вы рискуете отправить неточные финансовые отчеты. Это не только может привести вас к юридическим проблемам, но и может привести к снижению суммы кредита.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Например, допустим, что вы не вели бухгалтерский учет в течение шести месяцев и полагались только на скачанные транзакции в вашем бухгалтерском программном обеспечении. Доход может быть неправильно отражен, транзакции могут быть удвоены, а учет запасов может быть неточным.

В целом, отчеты, которые вы отправляете своему кредитору, не будут точно отражать ваше финансовое состояние. Не говоря уже о том, что попытки наверстать упущенное по бухгалтерским записям могут занять недели, задерживая финансирование, на которое вы, возможно, рассчитываете, чтобы держать двери открытыми.

Покупатели просят об этом С бесчисленным количеством американцев, вырывающихся из 9-до-5 работы и стремящихся стать своими собственными боссами, сейчас может быть подходящее время для продажи вашего бизнеса. Вы не хотите, чтобы препятствием на вашем пути стал устаревший бухгалтерский учет. В среднем, продажа бизнеса может занять от шести до десяти месяцев при плавном общении и запросах документов. Приведение в порядок ваших бухгалтерских записей может занять месяцы, дополнительно задерживая продажу.

Более того, финансовые отчеты, сгенерированные вашей внутренней бухгалтерской командой, будут одним из основных факторов успешной продажи бизнеса. Покупатели ищут компании с растущими продажами, сильным контролем дебиторской задолженности и стабильным денежным потоком. Даже если вы знаете, что ваш бизнес соответствует этим критериям, вам все равно нужно доказать это покупателям через ваши финансовые отчеты, такие как текущие графики возраста дебиторской задолженности, отчеты о доходах, балансовые отчеты и банковские выписки.

Планирование налогов зависит от этого По мере роста вашего бизнеса вы можете заметить увеличение налоговых обязательств. Владельцы малого бизнеса могут платить почти 40% в виде налогов, в зависимости от структуры вашего бизнеса. Как вам идея отдавать $40 из каждых заработанных $100 дяде Сэму? Хорошая новость в том, что существуют стратегии, которые вы можете применить для снижения налоговой нагрузки каждый год.

Однако эти стратегии зависят от точного представления вашей финансовой системы. Например, если у вас есть избыточный доход, возможно, вы решите купить ту новую машину, которая вам нужна, или решите отложить избыточный доход до нового года. Самое эффективное время для налогового планирования - до конца года, поэтому бухгалтерский учет так важен на протяжении всего года. Вы не хотите упустить возможность сэкономить на налогах из-за того, что пренебрегали бухгалтерским учетом в течение последних девяти месяцев.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Крупные контракты требуют этого Государственные подрядчики поддерживают более высокие стандарты, требуя полного соответствия федеральным регламентам по выставлению счетов и сбору платежей. Несоблюдение этих стандартов может помешать вам получить контракты в будущем, тем самым препятствуя успеху вашей организации. Даже если вы не заключаете контракты с государственными агентствами, многие клиенты потребуют доказательств финансовой стабильности перед подписанием крупного контракта.

Почему это так? Правительство и клиенты с крупными контрактами хотят быть уверены, что у вас есть ресурсы для эффективного выполнения работы. Если вы заявляете о миллионах долларов в машинах, но ваш баланс показывает только $500,000, это серьезная проблема. Лучше всего быть готовым предоставить финансовую информацию до того, как вы подадите заявку на крупный контракт. Денежный поток зависит от этого

Денежный поток является одной из основных причин неудач малого бизнеса. Без регулярного бухгалтерского учета вы не имеете представления о том, какие средства поступают и уходят из вашей компании. Это может привести к задержкам в сборе дебиторской задолженности и пропуску платежей поставщикам, что вредит финансовому здоровью вашего бизнеса.

Более того, пренебрежение бухгалтерским учетом может быть губительным для долговечности вашего бизнеса. Может быть, на вашем расчетном счете показано $100,000 наличных, и вы решаете купить новую машину за $20,000. Что произойдет, если вы забудете внести в систему $40,000 непогашенных чеков и ваш истинный баланс составляет только $60,000? Все равно бы вы купили эту машину?

Распространенные ошибки бухгалтерского учета и как их избежать Теперь, когда мы рассмотрели важность бухгалтерского учета, давайте рассмотрим некоторые распространенные ошибки бухгалтерского учета и как их избежать.

Пренебрежение учетом до конца года К настоящему времени вы должны понимать важность поддержания вашего бухгалтерского учета в актуальном состоянии. К сожалению, когда дела идут напряженно, бухгалтерский учет часто оказывается первым делом, на которое уменьшается внимание. Оставление ваших книг без внимания до конца года может иметь серьезные последствия. Во-первых, это открывает двери для большего количества ошибок. Гораздо легче вспомнить транзакцию, произошедшую в прошлом месяце, по сравнению с транзакцией шестью месяцами назад.

Кроме того, вы рискуете упустить транзакции, что приведет к увеличению налоговых обязательств. Чтобы избежать этой распространенной ошибки, выделите время каждый месяц для сверки ваших счетов. Запишите это в календаре или установите напоминание. Несколько часов каждый месяц могут существенно повлиять на точность ваших книг.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Неправильная классификация доходов и расходов Классификация ваших доходов и расходов имеет значение. Например, расходы на питание можно учесть в налоговом учете лишь на 50%, в то время как расходы на развлечения не учитываются вовсе. Если вы неправильно классифицируете эти статьи расходов, вы увеличиваете свой облагаемый доход. Кроме того, доход от процентов облагается налогом не так, как обычный доход от продаж. Вы должны быть уверены, что правильно классифицируете транзакции для создания точных налоговых деклараций и финансовых отчетов.

Когда дело касается ваших транзакций, скачанных из банка, уделите время для проверки их правильности. Часто программное обеспечение неправильно классифицирует транзакции. Кроме того, будьте внимательны при проведении банковских сверок. Не бойтесь потратить дополнительное время, чтобы обеспечить точность вашей классификации.

Неправильная классификация сотрудников и подрядчиков Сотрудники и независимые подрядчики рассматриваются по-разному в глазах IRS. Неправильная классификация работника как подрядчика может повлечь за собой дополнительные налоги с серьезными штрафами и пенями. Прежде чем платить новому работнику, изучите Общие правила, определенные IRS. Это тест из трех частей, который поможет вам определить тип работника. Далее убедитесь, что ваше бухгалтерское программное обеспечение отражает правильную информацию. В большинстве случаев вам нужно будет отметить, что работник является независимым подрядчиком. Это отразит выплаченную подрядчику сумму в отчете 1099 в конце года.

Избегание налога с продаж Налог с продаж стал более сложным после дела Южная Дакота против Wayfair. Даже если вы не занимаетесь электронной коммерцией, продажа через границы штатов может потребовать от вас подачи и уплаты налога с продаж в нескольких штатах. При выставлении счета клиенту убедитесь, что у вас указан правильный адрес доставки. Это гарантирует, что продажи будут отражены в правильном штате. Чтобы избежать упущения налога с продаж, ежемесячно проверяйте ваши продажи в каждом штате. Большинство бухгалтерских программ предлагают отчет, который вы можете использовать. Забывать просматривать финансовые отчеты

Финансовые отчеты служат вашей двойной проверкой. Слишком часто владельцы бизнеса пренебрегают просмотром этих отчетов до конца года. После завершения банковских сверок каждый месяц вы должны просматривать основные финансовые отчеты, включая график возраста дебиторской задолженности, график возраста кредиторской задолженности, отчет о доходах и балансовый отчет. Включение их в ваши стандартные ежемесячные процессы улучшит ваш контроль и прозрачность финансового состояния вашей компании.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Отказ от бухгалтерского программного обеспечения Как вы уже заметили, мы много говорили о бухгалтерском программном обеспечении. Бухгалтерское программное обеспечение исключает необходимость рутинного ввода данных, позволяя вам внедрить эффективность в ваш бухгалтерский учет. Это не только экономичный подход, но и снижает ваш риск человеческой ошибки. Если вы еще не используете бухгалтерское программное обеспечение, уделите время поиску подходящей программы и переходу на нее.

Лучшие практики бухгалтерского учета Взятие на себя бухгалтерского учета в вашей компании может показаться подавляющим, поэтому мы составили список лучших практик бухгалтерского учета, которым вы можете следовать. Имейте в виду, что процессы, которые лучше всего подходят для вашей компании, зависят от вашей отрасли, типов транзакций и стратегических целей. Тем не менее, вот отправная точка.

Пересматривайте Транзакции В течение месяца пересматривайте ваши транзакции. Уровень транзакций вашего бизнеса определит, как часто вы должны классифицировать доходы и расходы. Например, если у вашего бизнеса всего 50 транзакций в месяц, вам может потребоваться классифицировать транзакции только раз в неделю или раз в месяц. Однако, если у вашего бизнеса тысячи транзакций каждый месяц, ежедневная классификация может быть необходима.

Ежемесячное Сверение Счетов Каждый месяц, когда ваш банк и кредитные организации присылают вам выписки, зайдите в ваше бухгалтерское программное обеспечение и завершите процесс сверки. Сверка ваших счетов соотносит то, что фактически прошло через банк с транзакциями, которые в данный момент находятся в вашем кассовом журнале. Проанализируйте любые расхождения. Не редкость, когда банки делают ошибки, например, перепутывают номера чеков или начисляют неизвестные комиссии.

Отслеживайте Графики Возраста Дебиторской и Кредиторской Задолженности Еще одна лучшая практика бухгалтерского учета — отслеживать графики возраста дебиторской и кредиторской задолженности. Эти документы контролируют, сколько должны вам клиенты и сколько ваш бизнес должен третьим сторонам, таким как поставщики. Отслеживание этих отчетов важно для управления денежным потоком. Например, вы можете обнаружить, что у клиента есть задолженность за три месяца. Зная эту информацию, вы можете уточнить, когда можно ожидать платеж.

Регулярно Планируйте Налоги Планирование налогов важно для минимизации вашей налоговой нагрузки. Регулярно, например, ежеквартально, уделяйте время прогнозированию вашего дохода до конца года. Это особенно важно, если вам необходимо делать ежеквартальные предварительные налоговые платежи. Если вы не уверены, какие стратегии налогового планирования лучше всего подходят для вашего бизнеса, обратитесь к квалифицированному бухгалтеру.

Подготовлено в EDEAL: https://edeal.ai

Оптимизируйте Вашу Структуру Счетов Ваша структура счетов определяет, как будут категоризироваться ваши транзакции. Оптимизация вашей структуры счетов может привести к большей ясности в вашем финансовом отчете и помочь вам эффективно планировать рост. Например, допустим, у вас есть офис и склад. Если у вас только один счет за аренду, может быть сложно разделить себестоимость проданных товаров от общих и административных расходов. Создавая отдельный счет за аренду офиса и склада, вы создаете большую ясность в разбивке арендной платы.

Установите Внутренние Руководящие Принципы Внутренние контроли для минимизации риска мошенничества и оптимизации ваших бухгалтерских процессов необходимы. Уделите время для разработки плана того, как должен быть выполнен бухгалтерский учет каждый месяц, включая роли каждого члена команды. Возможно, вы решите, что один человек будет заниматься кредиторской задолженностью, а другой — сверкой ваших банковских счетов. Однако, если вы находитесь в фазе роста и у вас недостаточно сотрудников для разделения ролей, рассмотрите возможность аутсорсинга вашего бухгалтерского учета.

Начало Работы Готовы заняться бухгалтерским учетом в вашем бизнесе? Начать может быть сложно, поэтому наша команда в Edeal inc здесь, чтобы помочь. Свяжитесь с нами сегодня, чтобы запланировать вашу бесплатную консультацию.