У нерезидента нет пейролла — и это упрощает картину
Тему выплат людям обычно подают как выбор «сотрудник или подрядчик». Для американского бизнеса так и есть, и грань между ними IRS проводит по так называемому common-law тесту контроля — по трём группам факторов: поведенческому контролю, финансовому контролю и типу отношений (материал IRS «Independent contractor (self-employed) or employee?»). Единственного решающего фактора нет: оценивается вся совокупность отношений.
Но у основателя-нерезидента одна половина этого выбора на практике отсутствует. Наёмный сотрудник — это американский пейролл: форма W-2, регистрации в штатах, удержания и работодательские взносы. Владелец-нерезидент не может оформить себе зарплату на W-2 из собственной компании: если у LLC один владелец, для налоговых целей она по умолчанию «прозрачна» (disregarded entity), и выплата владельцу — это изъятие собственных средств, а не зарплата. Поэтому в реальной практике нерезидента все, кому он платит за работу, — это подрядчики, а не сотрудники.
А значит, остаётся один вопрос, который и определяет всю дальнейшую бумагу: ваш подрядчик — из США или иностранный? И уточнение к иностранному: где он физически выполняет работу. Дальше разберём оба варианта, опираясь на формулировки самого IRS.
Подрядчик из США: форма W-9 и отчёт 1099-NEC
Если подрядчик — американский налогоплательщик (гражданин, обладатель грин-карты или компания из США), схема короткая.
Перед оплатой у него запрашивают форму W-9. Это внутренний документ: подрядчик указывает имя и налоговый номер (SSN или EIN) и подтверждает статус налогоплательщика США. В IRS её не отправляют — она хранится у плательщика.
По итогам года выплаты за услуги отражаются в форме 1099-NEC (nonemployee compensation), копия которой уходит в IRS. Порог, с которого отчёт обязателен, недавно изменился: по инструкции IRS к формам 1099-MISC и 1099-NEC он поднят до $2,000 за год (ранее составлял $600) и далее индексируется. Налог за подрядчика при этом не удерживают — он рассчитывается и платится им самостоятельно. Задача плательщика — заранее получить W-9 и вовремя оформить 1099-NEC.
Подрядчик-иностранец: форма W-8BEN
Здесь чаще всего и возникает путаница, потому что значительная часть советов в интернете написана про американских исполнителей и к иностранцу неприменима.
С иностранного подрядчика запрашивают не W-9, а форму W-8BEN — если это физическое лицо, или W-8BEN-E — если это иностранная компания. По описанию IRS («About Form W-8BEN»), эту форму иностранный получатель дохода — бенефициарный владелец — передаёт плательщику или налоговому агенту, и она подтверждает его статус иностранного лица. Как и W-9, она хранится у плательщика, а не отправляется в IRS.
Дальше вступает в силу правило источника дохода, и оно ключевое. IRS в материале «Source of Income — Personal Service Income» формулирует его прямо: источник дохода за личные услуги определяется, как правило, местом их выполнения — независимо от того, где заключён договор, где находится плательщик и откуда идёт оплата. Отсюда следствие: если иностранный подрядчик выполняет работу физически за пределами США, его вознаграждение относится к доходу из иностранного источника, и удержание налога у источника в США к нему, как правило, не применяется — а значит, и 1099 на него не оформляют. Форма W-8BEN в этом случае документирует, почему выплата законно проходит без удержания и без 1099.
Коротко. Подрядчик из США → запрашиваем W-9, по году оформляем 1099-NEC (порог $2,000 по инструкции IRS). Иностранный подрядчик, работающий за рубежом → запрашиваем W-8BEN (или W-8BEN-E для компании), удержания и 1099 нет. Сотрудник на W-2 и пейролл — не про нерезидента. Материал носит общий характер: конкретный набор форм и обязательств зависит от вашей ситуации и подтверждается по ней отдельно.
Исключение: иностранец, выполнявший работу в США
Правило источника дохода работает в обе стороны. Если иностранный подрядчик выполнял услуги физически на территории США, соответствующая часть вознаграждения становится доходом из источника в США. Такой доход попадает под удержание у источника: по правилам Chapter 3 (нормы §1441–1443, см. IRS Publication 515 «Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities») к выплатам FDAP-типа иностранным лицам из источников в США по умолчанию применяется ставка 30%, которую может снижать соглашение об избежании двойного налогообложения со страной подрядчика. Отчитываются по таким выплатам не через 1099, а через форму 1042-S (Foreign Person's U.S. Source Income Subject to Withholding).
Именно на границе «работал за рубежом / работал в США» возникает большинство ошибок: с одной выплаты не удержали ничего, хотя часть работы шла на территории США; с другой — удержали с подрядчика, который вовсе не был в США. IRS для смешанных случаев применяет распределение по времени — по доле дней работы в США. Поэтому «где физически выполнялась работа» — не формальность, а первый вопрос по каждому иностранному исполнителю.
Где нерезиденты ошибаются чаще всего
Оформляют 1099 на иностранца. 1099 — инструмент отчётности по налогоплательщикам США; для иностранного получателя предусмотрены W-8BEN и, при доходе из источника в США, форма 1042-S.
Платят без документов. Пока подрядчик один, кажется, что бумаги не нужны; когда исполнителей несколько и выплаты идут с личных счетов, подтвердить характер каждой выплаты становится нечем.
Путают статус получателя. Один и тот же фрилансер, если у него есть американская LLC, — это уже подрядчик из США с W-9, а не иностранец с W-8BEN. От этого зависит и форма, и наличие отчёта.
Как с этим помогает Edeal
Разложенная выше логика проста ровно до момента, пока исполнителей не станет несколько и они не окажутся в разных странах с разными статусами. Тогда «простое правило» распадается на множество частных решений — и это та часть, которую в Edeal берут на себя.
Мы разбираем реальную картину: кто исполнители, где они физически работают, американцы они или нет, есть ли у кого-то собственная компания в США. Под каждого определяется корректная форма, обеспечивается сбор документов до оплаты, выплаты выстраиваются с бизнес-счёта компании, а не с личной карты, а годовая отчётность (включая 1099-NEC и, где нужно, 1042-S) закрывается в срок. Компания, EIN, счёт и учёт ведутся единой линией. Edeal не предлагает обходных схем — задача в том, чтобы каждый подрядчик был оформлен ровно тем, кем он является, и выплаты выдерживали любую последующую проверку.
Растёт команда и появились подрядчики за рубежом?
На консультации разберём, кто из ваших исполнителей — подрядчик из США, а кто иностранец, и какая форма нужна под каждого. При необходимости поставим компанию, EIN и выплаты под ключ и возьмём учёт на сопровождение, чтобы отчётность не всплывала сюрпризом.
Частые вопросы
Может ли нерезидент нанять сотрудника на зарплату из своей LLC?
Владелец-нерезидент не оформляет себе зарплату на W-2 из собственной компании: при единственном владельце LLC по умолчанию рассматривается как disregarded entity, и выплата владельцу — это изъятие средств, а не зарплата. На практике выплаты людям у нерезидента идут через договоры подряда, поэтому вопрос сводится к статусу подрядчика — из США он или иностранный.
Какую форму запрашивать у иностранного подрядчика?
У физлица — W-8BEN, у иностранной компании — W-8BEN-E; по описанию IRS она подтверждает статус иностранного бенефициарного владельца и хранится у плательщика. Если подрядчик работает за пределами США, его доход относится к иностранному источнику (IRS, «Source of Income — Personal Service Income»), и удержания с 1099 по нему, как правило, нет.
Нужно ли оформлять 1099 фрилансеру из другой страны?
Как правило, нет: 1099 предназначена для налогоплательщиков США. Для иностранного подрядчика используется W-8BEN, а при доходе из источника в США — удержание и форма 1042-S (IRS Publication 515). Точный порядок зависит от того, где выполнялась работа, и определяется по конкретной ситуации.