Подготовка к налоговой декларации в США: 1099, W-9 и учёт за год

Почему готовиться нужно в ноябре, а не в марте

Декларация компании — это итог года, а не отдельная работа. Если в течение года учёт вёлся аккуратно, специалисту остаётся проверить цифры, применить налоговые правила и подать форму. Если нет — он сначала восстанавливает картину по банковским выпискам, и это всегда дольше и дороже.

Есть и более жёсткая причина: январь. Формы 1099 за выплаты 2026 года нужно отправить подрядчикам и в IRS уже в начале 2027-го — задолго до срока самой декларации. А для этого нужны W-9, которые собирают заранее. Подрядчик, которому вы перестали платить в августе, в январе может просто не ответить на письмо.

Поэтому подготовку удобно делить на три блока:

1. Документы от контрагентов — W-9 у американских подрядчиков, W-8BEN у иностранных.
2. Информационные формы — 1099-NEC, 1099-MISC, сверка полученных 1099-K и 1099-NEC.
3. Учёт доходов и расходов — закрытый год, сверенный с банком, с подтверждающими документами.

Полный календарь налоговых дат на 2027 год мы собрали в отдельном гайде по срокам в нашем Telegram-канале. Ниже — что именно подготовить к каждой из них.

Форма W-9: собрать до первого платежа, а не в январе

Форма W-9 — это документ, которым американский получатель платежа сообщает вам своё имя, налоговый статус и налоговый номер (TIN: SSN или EIN). IRS формулирует её назначение так: W-9 нужна, чтобы предоставить правильный TIN тому, кто обязан подать информационную форму в IRS. В налоговую её не отправляют — она хранится у вас.

Из W-9 вы узнаёте три вещи, без которых не заполнить 1099:

• Точное имя и TIN. Ошибка в номере — частая причина писем от IRS о несовпадении данных.
• Налоговую классификацию. Физлицо, LLC, партнёрство, C- или S-корпорация. От этого зависит, нужна ли 1099 вообще (об исключениях — ниже).
• Адрес для отправки копии формы получателю.

Текущая редакция формы — W-9 (Rev. March 2024). Если у вас на руках старые формы — это не проблема, но для новых подрядчиков используйте актуальную.

Что будет, если подрядчик не дал W-9

Если получатель не предоставил TIN или дал неверный, IRS обязывает плательщика удерживать налог по правилу backup withholding — 24% с выплаты — и перечислять эту сумму в IRS. Это относится в том числе к оплате услуг независимых подрядчиков, которые отражаются в 1099-NEC. Об удержанных суммах отчитываются по годовой форме 945, а 1099-NEC в таком случае подаётся независимо от суммы платежа.

На практике это значит: без W-9 вы либо удерживаете 24% и берёте на себя дополнительную отчётность, либо рискуете, что ответственность за неудержанный налог IRS переложит на вас.

А если подрядчик не из США

Иностранный подрядчик W-9 не заполняет — он подтверждает свой статус формой W-8BEN (физлицо) или W-8BEN-E (компания). Если он работает за пределами США, 1099 на него не подаётся. Подробно, когда что нужно и когда возникает форма 1042-S, мы разобрали в статье «Как платить подрядчикам и фрилансерам из американской LLC».

Формы 1099-NEC и 1099-MISC: новый порог $2,000

Здесь главное изменение года. По закону One Big Beautiful Bill (P.L. 119-21) порог отчётности поднят. В инструкции IRS к формам 1099-MISC и 1099-NEC сказано: для налоговых лет, начинающихся после 2025 года, минимальный порог увеличен до $2,000 и с 2027 года может индексироваться на инфляцию.

Что это значит для выплат 2026 года, по которым вы будете отчитываться в начале 2027-го:

Кому 1099 не нужна

Инструкции IRS дают несколько исключений, о которых часто забывают:

• Корпорации. Выплаты корпорациям, в том числе LLC, которые облагаются как C- или S-корпорация, как правило, в 1099 не отражаются. Классификацию вы как раз видите в W-9.
• Кроме юристов. Исключение для корпораций не действует для оплаты юридических услуг. Юрфирме-корпорации 1099-NEC всё равно подаётся.
• Оплаты картой и через платёжные сервисы. IRS прямо пишет: платежи кредитной или платёжной картой и операции через сторонние платёжные сервисы отражаются в 1099-K, а не в 1099-NEC или 1099-MISC. Если вы платили подрядчику картой или через PayPal (Goods & Services) и аналогичные сервисы, за эту часть отчитывается платёжная система, а не вы.
• Иностранные подрядчики, работающие за пределами США, — как описано выше.
• Личные расходы. 1099 подаётся только по платежам в рамках бизнеса.

Сроки и способ подачи

Форму 1099-NEC нужно отправить получателю и подать в IRS до 31 января. В 2027 году 31 января выпадает на воскресенье, поэтому фактический срок переносится на понедельник, 1 февраля 2027. Продление по форме 8809 для 1099-NEC дают только в ограниченных случаях — это один из самых жёстких сроков года.

Форму 1099-MISC получателю отправляют до 31 января, а в IRS подают до 28 февраля на бумаге (в 2027 году это воскресенье, поэтому срок — 1 марта) или до 31 марта в электронном виде.

С 2024 года действует правило десяти: если за год у компании 10 и более информационных форм в сумме (1099 всех видов и W-2 считаются вместе), подавать их нужно только электронно. Для этого у IRS есть бесплатная система IRIS; бухгалтеры и сервисы подают через неё или через свою программу.

Штрафы за опоздание и ошибки начисляются за каждую форму отдельно и растут вместе со сроком задержки. Для форм, которые подаются в 2027 году, IRS установил такие ставки:

• $60 за форму — если подали или исправили в течение 30 дней после срока;
• $130 — если подали позже, но до 1 августа;
• $340 — если подали после 1 августа или не подали совсем;
• $690 — при умышленном игнорировании, без годового лимита.

При десятке подрядчиков даже небольшое опоздание превращается в ощутимую сумму.

Форма 1099-K: что изменилось и почему это не про налог

Форму 1099-K выдают платёжные системы и маркетплейсы: Stripe, PayPal, Amazon, Shopify Payments и другие. В ней — валовая сумма платежей, которые прошли через них к вам за год.

Здесь Конгресс дал обратный ход. Планировалось постепенно снизить порог до $600, но закон One Big Beautiful Bill ретроактивно вернул прежнее правило. IRS в разъяснениях (IR-2025-107) пишет: платёжная система не обязана подавать 1099-K, если валовая сумма платежей получателю не превышает $20,000 или число операций не превышает 200. Форма обязательна, только если выполнены оба условия: сумма больше $20,000 и операций больше 200.

Отсюда частая ловушка. Предприниматель видит, что 1099-K не пришла, и решает, что доход «не попал в IRS». Это ошибка. Порог 1099-K — это правило для платёжной системы, а не для вас. Весь доход компании облагается налогом независимо от того, выдали на него форму или нет.

Как сверять 1099-K с учётом

Если 1099-K пришла, сумма в ней почти никогда не совпадает с выручкой в учёте. И это нормально: в форме — валовые поступления до вычета возвратов, комиссий платёжной системы, чарджбэков и часто с собранным sales tax. Задача при подготовке — объяснить разницу:

1. Взять валовую сумму из 1099-K.
2. Вычесть возвраты и чарджбэки — это уменьшение выручки.
3. Комиссии платёжной системы и маркетплейса отразить как расходы.
4. Собранный и уплаченный sales tax вывести из выручки, если он попал в валовую сумму.
5. Проверить, что итог совпадает с выручкой в учёте по этому каналу.

Если вы торгуете на маркетплейсах в нескольких штатах, пригодится наша статья о sales tax для e-commerce LLC.

Учёт доходов и расходов: закрыть год до того, как он закончится

Декларация строится на учёте. Даже лучший налоговый специалист не может подать правильную форму по неправильным цифрам. Вот что важно сделать до конца года.

1. Развести личное и бизнес

Отдельный бизнес-счёт и бизнес-карта — базовая гигиена. Если личные расходы проходили через компанию или наоборот, их нужно найти и правильно отразить: как взнос владельца, изъятие владельца или заём. Смешанные счета — главная причина долгой и дорогой подготовки декларации и уязвимое место при проверке.

2. Сверить учёт с банком за каждый месяц

Каждая операция по каждому счёту и карте должна быть в учёте и отнесена к категории. Остаток на 31 декабря в учёте должен совпадать с выпиской. Отдельно проверьте платёжные системы и маркетплейсы: их балансы — это тоже деньги компании.

3. Разнести расходы по категориям, которые понимает налоговая

Реклама, подрядчики, софт и подписки, аренда, комиссии, командировки, профессиональные услуги. Для торговли — отдельно себестоимость товаров и остатки склада на конец года. Оборудование и технику дороже определённого порога обычно не списывают сразу, а оформляют как основные средства — с ними решение о списании принимается при подготовке декларации.

4. Свести выплаты подрядчикам по каждому получателю

Это прямой мост к 1099. Нужна таблица: подрядчик, есть ли W-9 или W-8BEN, сколько заплачено за год, каким способом (банк, карта, PayPal). Если банковские переводы американскому подрядчику, который не является корпорацией, составили $2,000 и больше, — это кандидат на 1099-NEC.

5. Собрать подтверждающие документы

Инвойсы, договоры, чеки, выписки. IRS ждёт, что каждый вычет подтверждён документом. Хранить записи нужно, пока не истёк срок исковой давности по декларации:

• 3 года — общее правило;
• 4 года — документы по налогам на зарплату, а также копии 1099, если было backup withholding;
• 6 лет — если вы не отразили доход больше 25% от указанного в декларации валового дохода;
• 7 лет — если заявляли убыток по безнадёжным долгам или обесцененным ценным бумагам;
• бессрочно — если декларация не подавалась.

6. Проверить, что уже заплачено

Квартальные авансы федеральному налогу и штатам, уплаченные франшиз-налоги и годовые сборы — всё это нужно учесть, чтобы не переплатить и не получить штраф за недоплату. Подробнее — в статье о квартальных платежах estimated tax для LLC.

Что зависит от типа компании

Подготовка учёта похожа для всех, а вот форма декларации и её срок зависят от налоговой классификации.

Даже если у компании не было дохода, обязанность подать декларацию обычно сохраняется. Для LLC иностранного владельца это особенно критично — штраф за неподанную 5472 начинается от $25,000. Об этом мы писали в материале про форму 5472 для LLC иностранного владельца.

Чек-лист на ноябрь–декабрь

Короткая версия всего, что выше:

1. Составить список всех подрядчиков и арендодателей, которым платили в 2026 году.
2. Проверить, у кого есть W-9 (американцы) и W-8BEN / W-8BEN-E (иностранцы). Запросить недостающие сейчас.
3. Посчитать выплаты каждому за год и отметить способ оплаты.
4. Определить, кому нужна 1099-NEC или 1099-MISC по новому порогу $2,000.
5. Свести банк и карты с учётом по 30 ноября, а в январе — по 31 декабря.
6. Найти и переклассифицировать личные операции.
7. Собрать отчёты платёжных систем и маркетплейсов для сверки с будущими 1099-K.
8. Сверить уже уплаченные авансы и сборы штатам.
9. До 31 декабря обсудить налоговое планирование: какие решения ещё можно принять в этом году.
10. Поставить в календарь 1 февраля 2027 — срок 1099-NEC.

Частые вопросы

Если подрядчику заплатили $1,800 за 2026 год, нужна ли 1099-NEC?

По общему правилу нет: порог для выплат 2026 года — $2,000. Исключение — если с выплаты удерживался backup withholding: тогда форма подаётся независимо от суммы.

Платёжная система не прислала 1099-K. Можно ли не показывать этот доход?

Нет. Порог $20,000 и 200 операций определяет только обязанность платёжной системы подать форму. Весь доход компании отражается в декларации в любом случае.

Нужно ли подавать 1099 на подрядчика, если платили через PayPal или картой?

Платежи картой и через сторонние платёжные сервисы отражаются в 1099-K от платёжной системы, а не в вашей 1099-NEC. Если часть оплачена банковским переводом, а часть через PayPal, в 1099-NEC идёт только банковская часть.

Подаётся ли 1099 на LLC подрядчика?

Зависит от налоговой классификации LLC, указанной в W-9. На LLC, облагаемую как C- или S-корпорация, 1099-NEC обычно не подаётся — кроме оплаты юридических услуг. На LLC с одним владельцем или на партнёрство — подаётся.

Сколько хранить документы по расходам?

Минимум 3 года с даты подачи декларации, а в ряде случаев 4, 6 или 7 лет. Безопаснее хранить документы по каждому году не меньше 7 лет в электронном виде.

Итог

Хорошая декларация — это следствие закрытого года, а не марафон в марте. Соберите W-9 и W-8BEN, проверьте выплаты подрядчикам по новому порогу $2,000, сверьте банк и платёжные системы, разведите личное и бизнес. Тогда январские 1099 и весенняя декларация займут дни, а не недели.

А главное — до 31 декабря у вас ещё есть время не только подготовиться, но и повлиять на сумму налога. После Нового года остаётся только посчитать то, что уже случилось.